福建华南女子职业学院档案工作制度

闽华南办〔2010〕9号

档案室工作人员岗位责任制

一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

二、遵守各项档案业务规章制度。

三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。

四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。

五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

档案保管制度

一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

二、对接收入库的档案，认真清点无误后，要及时登帐，分类编号，按年度整齐有序地存放在档案柜、箱内。未经装订的档案材料应妥善保管，不得乱放。

三、接收、保管、利用档案要按规定认真核对、签字、登记，对于借出的档案必须做好登记工作，按时归还。归还时应当面清点无误，及时注销上架，做到帐物相符。

四、不得窃取、出卖和涂改档案，不得私自摘抄和随便复印，需要修改补充时，必须有上级领导的批准手续，并在案卷备考表内写明修改原因和时间。

五、档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备。使库房温度基本保持在14℃-24℃,相对湿度保持在45-60%之间的规定要求。每天做好库房温湿度的监控与登记工作。

六、做好档案统计工作，每年要按规定对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

七、定期检查档案保管情况，如发现有褪色、破损和变质的档案，要及时采取措施，进行修补和复制，并做好记录和统计，对已到期或超过保管期限的档案，经过鉴定批准及时销毁。

八、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。档案库房须经常打扫，保持清洁，且要配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。档案柜内应施放防霉、防虫药剂。档案工作人员外出时，须锁好档案柜、门窗。

档案保密制度

一、高度认识档案工作保密的重要意义，严格遵守有关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料，严格遵守《保密法》，须有相关部门领导审批手续，必要时报请有关学校领导审批。查阅前要严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

三、未经批准，任何人不得私自将档案带出；档案室工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，需妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

六、密级档案期限到后，报请有关领导，做好档案密级变更和解密工作。

七、档案室工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

档案利用制度

一、查阅利用开放档案、资料，个人查阅本人学籍、成绩，须持本人有效证件，同时填写查阅登记本；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)。

二、本校工作人员，因工作需要利用本职范围内的档案时，凭档案借阅单，到档案室办理借阅登记手续，方可查阅；利用重要的或密级档案按学院档案保密制度办理；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。科研成果档案，课题组人员可以直接查阅，其他人员需经课题负责人和有关部门领导同意方可查阅。查阅本职范围外的重要档案，须经有关领导批准。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在部门证明外，须经档案室负责人或学校主管领导批准，并办理外借手续(限5天内归还)；因故不能按期归还者，应向档案室说明情况，并办理续借手续。

四、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

五、档案室保管的档案原则上仅供本校使用，外单位及个人查阅档案需持单位介绍信，经立卷部门负责人同意和档案室负责人批准，方可查阅。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。档案室对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。

七、凡摘录、复制档案须经有关领导批准，档案管理人员应进行认真核对，加盖证明章后才生效。对较珍贵的档案和纸质材料较差的档案，不得摘抄、复印或扫描。

八、利用者用完档案后，应按要求填写档案利用登记表，对查阅完毕和归还的档案，工作人员应及时清点注销，检查无误后放回原处。

档案鉴定销毁制度

一、根据国家有关档案期限的规定，为方便管理，利用和优化档案资料，需定期做好档案的鉴定工作，对已满保管期限的档案进行鉴定。

二、凡属我院档案，超过保管期限且无保存价值的档案材料，应及时予以销毁。

三、已满期限的档案材料，必须进行鉴定。鉴定工作在分管院领导主持下，由档案部门和有关档案形成部门组成的鉴定销毁领导小组进行，决定延长保管期限或销毁，鉴定完毕须在清册上鉴定。

四、鉴定工作的原则是依据国家有关保管期限的规定，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值。

五、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员)；销毁时由3人执行；监销人员在销毁后须复核清定，并在销毁清册上记录销毁日期并签名盖章。

档案统计制度

一、档案工作人员对保管的档案，每年应进行一次详细统计并分别汇总造册。

二、对档案的利用情况（人次和卷数）进行登记，并统计汇总。

三、严格档案移交手续，对每年收进的档案应分别进行登记并累计统计数字。

四、每年统计一次档案鉴定销毁情况。

五、通过档案统计工作、总结和掌握档案的发展规律,不断提高档案的科学管理水平。

福建华南女子职业学院办公室

二〇一三年三月修订